Manuális jóváhagyás a szalonban: ne veszíts el foglalási kérelmeket, amíg nem érsz rá

Nemrég egy szalontulajdonos jelezte nekünk, hogy bajban van. Elutazott pár napra, és amikor visszaért, kiderült: a foglalási kérelmek, amelyek a távolléte alatt érkeztek, eltűntek. Nem azért, mert a vendégek meggondolták magukat — hanem mert a rendszer időkorlátja járt le, és a kérelmek automatikusan lemondódtak, mielőtt egyáltalán látta volna őket.

Ez nem egyedi eset. Ha manuális jóváhagyással dolgozol, érdemes pár percet rászánni arra, hogy jól állítsd be — különben pont a legjobb szándékú beállítás fordulhat ellened.

Mi az a manuális jóváhagyás, és miért jó?

Kétféleképpen fogadhatsz online foglalást. Az automatikus módban a vendég azonnal kap egy megerősített időpontot — beesik a naptáradba, kész. A manuális jóváhagyás módban viszont a foglalás először csak kérelem: a vendég jelez egy időpontot, te pedig eldöntöd, elfogadod vagy elutasítod.

Sok szalonnak pont ez a kontroll a fontos. Hasznos például, ha:

• ingadozik a kapacitásod, és nem akarsz vakon mindent beengedni a naptárba;
• bizonyos kezeléseknél előbb egyeztetnél a vendéggel (időigény, állapotfelmérés);
• új vendégeknél szeretnéd egy pillantással átnézni a kérelmet, mielőtt fixálod.

A manuális jóváhagyás tehát nem hátrány — sokszor épp a profizmus jele. Csak van egy része, amit kevesen állítanak be tudatosan.

A rejtett csapda: a jóváhagyási időkorlát

Amikor egy vendég kérelmet küld, az nem várhat örökké válasz nélkül — legalábbis alapból nem. A legtöbb rendszerben (nálunk is) van egy jóváhagyási időkorlát: ha ennyi időn belül nem reagálsz, a kérelem automatikusan lemondódik.

Ennek van értelme. A vendég sem szeret bizonytalanságban lógni napokig, és egy lejáró kérelem felszabadítja az időpontot másnak. A tipikus beállítás 24, 48 vagy 72 óra.

De gondolj bele, mi történik, amikor:

• elutazol pár napra, és nincs térerő vagy egyszerűen kikapcsolsz;
• megbetegszel, és napokig nem nyúlsz a telefonhoz;
• hosszú hétvége van, és hétfőn térsz csak vissza.

Ilyenkor a 72 órás korlát is kevés lehet. A kérelmek szép csendben lejárnak, te pedig úgy térsz vissza, hogy nem is tudsz a vendégekről, akik foglalni próbáltak. Ők meg azt látják, hogy „lemondva” — pedig csak nem értél oda időben.

A megoldás: válaszd a „Korlátlan” időkorlátot

Pont emiatt a visszajelzés miatt vezettünk be egy új lehetőséget: a jóváhagyási időkorlátnál a 24/48/72 óra mellett mostantól „Korlátlan” opciót is választhatsz.

Ha ezt állítod be, a kérelmek . Addig várnak, amíg te jóváhagyod vagy elutasítod őket — akár három nap, akár két hét telik el közben. Visszaérsz a nyaralásból, és minden kérelem ott vár rád érintetlenül.